先說結論：
別讓寫公文浪費你的時間。
2020 年因為新冠肺炎疫情，很多產業市場的運作方式大轉變，以往行雲流水的商業模式，在這場疫情最嚴重的狀況下幾乎變成一攤死水，尤其依賴與觀眾接觸的展覽、表演藝術等展演產業，或是實體零售產業，更是深受衝擊。
因此，許多原本專做民間商業活動的公司，必須拉高承接公部門專案的比例，以填補黑洞大的成本缺口，在我身處的這個產業更是明顯。以我們公司今年接觸到的為例，因為我們每年都會常態性的標政府專案，幾年下來也累積了不少實績，今年初便有一些很少做政府標案的朋友跑來找我們，希望可以聯手，沿用我們的 credit 以增加成功得標的機會。某種程度上來說，我們算是受益的一群吧？（誤）
嚴格說起來，我跟公部門交手的經驗還算滿早的，從 22 歲進研究所的暑假開始，我便跟著當時的指導教授做兩岸學術交流活動，前前後後經手四個案子左右。同一時間，我也在現職公司擔任實習生以及兼職專案，負責的項目也主要對到公部門，因此讀研究所的那段期間著實比較像在工作（沒在念書），卻也累積了不少寶貴經驗。
在這過程中，我覺得讓標案初學者最頭痛的事情有兩個，一是「核銷」，二就是這篇要分享的「寫公文」。
核銷會讓人頭痛的原因在於，因為跟錢有關，有些單位又必須檢附非常詳細的支出憑證（收據發票，尤其是補助案），項目、金額、數量少 1 多 1 都不行，單據也必須按照規範整理得好好的，否則可是一毛錢都拿不到啊！這部分各個單位不一，在此就先不談。
但寫公文就相對有個模式可依循了，除非對到的單位有特別規範，否則我下面的範本基本上都應付得了～然而，完成公文格式只是第一步，怎麼寫出讓公部門接受的內容才是最難的，我一開始也花了好多時間在那邊研究「之乎者也」，後來覺得根本浪費時間，能夠寫出 6 歲到 60 歲都看得懂的內容才是最重要的！
下面我直接用範本（而且還是最令人開心的請款公文～）來跟大家介紹每一個區塊的撰寫原則與撇步。
1. 發文單位及文別
你單位的正式登記名稱，不要任意縮寫。民間對公部門最常用的公文類別都是「函」。
2. 發文單位聯絡方式
通常包括地址、聯絡人、電話、電子郵件等四項，讓對方找得到人就好。
3. 收文單位（受文者）
對方單位的正式登記名稱，記住，不用寫到承辦部門或承辦人這種細節，我第一次發公文就犯了這個錯。
例如，你案子的對口單位是新北市政府文化局藝文推廣科的林ＯＯ先生，受文者就只要寫「新北市政府文化局」即可，他們內部收發室會自行分派給承辦人。
另外，也建議要在這部分寫上收文單位的地址， 如果你是用開窗式信封（如下圖），也可省下再寫一次收件資訊的麻煩。
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| 圖片來源：https://www.syf.com.tw/goods/8756.html |
4. 公文基本資訊
通常包含發文日期、發文字號、速別、密等、附件等五項。「發文日期」跟「發文字號」特別重要，因為這是這封公文的身分證字號，追蹤公文就是以此為依據。
可能有人疑問發文字號前面那幾個字（例如我範例的「結論室」）要怎麼產生？其實就是根據自己單位名稱縮寫就好，2~4 字為佳，雖然沒有強制性，但建議確定名稱後就不要再改了。
速別由慢至快分為普通件、速件、最速件三級，不過現在公家機關已逐漸改善公文效率的問題，大部分的公文幾乎在收文後隔天就會送達長官簽核。如果真的是超急件，不如跟承辦人打好關係，或是有個精明的承辦人比較實在。
密等及解密條件或保密期限，我是沒執行過什麼不可告人的案子，所以從來沒用過，寫「無」或空白都可以。
最後一項附件，比較細心的人，可以一一詳列附件項目；比較懶惰的人（如我），可以直接寫「詳如主旨」或「詳如說明」。
5. 公文主旨
跟 Email 主旨一樣，言簡意賅，盡量講一個主題就好。另外，建議固定寫上「計畫名稱」或「計畫案號」，可以加速分派給所屬承辦人。
主旨的結尾通常要表明公文來意，分享幾個常用的：
如果是遞送資料，寫「請查收」；
遞送資料，且要對方指示的，寫「請查核」或「請核示」；
訊息告知，想請對方配合的，寫「請查照」；
訊息告知，請求對方同意的，寫「請查照惠允」或「請惠予同意」。
若真的無法記這麼多，「請查照」是個安全牌。
6. 本文說明
公文不是作文，所以務必列點說明，一點説一件事。如果這封公文是回覆對方先前的某封來文，建議在第一點就先寫「復貴單位....（後略，詳見範例）」，讓對方好追蹤，這也是發文日期跟發文字號為什麼特別重要的地方。
7. 正本及副本
會收到這封公文的所有名單。跟 Email 概念一樣，正本就是主要對象，副本就是同步被告知者。
8. 發文單位署名用印
終於到最後一個步驟，請記得在公文的最後署名用印，以示效力及負責。通常會另刻專用的「單位章」或「負責人章」為代表，當然你也可以直接使用單位大小章，以不隨意更換為原則。
承接公部門計畫，當然還是以 Email 或電話溝通為主，一堆公文往返其實大家都煩。不過在重要文件上，還是避不掉得採公文往來才有正式效力。政府部門每年總有各式招標需求，偶爾做做公部門服務也是不錯的實績經歷，學個寫公文的一招半式，也不用再為這種小事傷腦筋浪費時間啦！
公文範本歡迎取用分享，有任何問題也別害羞找我討論喔！
備註：範本格式容易因系統不同而跑掉，所以我先設定新細明體，盡量讓格式不要跑太多，還是跑掉的話，再請各位花點時間調整一下，整齊美觀就好。在實務使用上，中文還是以「標楷體」，英文以「Times New Roman」為優先。
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